Quando uma nota fiscal possui impostos retidos na fonte, é comum surgir a dúvida: afinal, quem paga esses tributos — o prestador ou o tomador do serviço?
A resposta depende do que entendemos por “pagar”.
Na maioria das retenções, acontecem três coisas diferentes:
- o prestador sofre o desconto no valor que receberá;
- o tomador realiza a retenção;
- o tomador recolhe o valor ao Fisco, quando a legislação atribui a ele essa responsabilidade.
Ao mesmo tempo, para o prestador, muitas retenções funcionam como antecipação ou crédito dos próprios tributos que serão considerados posteriormente em sua apuração.
Por isso, não é totalmente correto dizer apenas que “o prestador paga” ou que “o tomador paga”. É necessário separar o desconto financeiro da responsabilidade pelo recolhimento.
Veja também nossos conteúdos sobre Regime Tributário, Abertura de Empresa e Guia da Contabilidade.
Neste artigo você verá:
- Quem sofre o desconto dos impostos retidos;
- Quem recolhe os impostos ao governo;
- Como funciona o valor líquido da nota;
- O que acontece com IRRF, PCC, INSS e ISS;
- Se o valor retido é um custo para o prestador;
- O que acontece se o tomador retiver e não recolher o imposto.
Quem paga os impostos retidos na nota fiscal?
Quando existe retenção na fonte, o tomador do serviço normalmente desconta o imposto do pagamento que faria ao prestador e fica responsável por recolher esse valor ao órgão competente.
O prestador, por sua vez, recebe um valor líquido menor.
Veja um exemplo simples.
Uma empresa emite uma nota fiscal de R$ 1.000,00 e existe uma retenção de R$ 50,00.
| Descrição | Valor |
|---|---|
| Valor bruto do serviço | R$ 1.000,00 |
| Imposto retido | R$ 50,00 |
| Valor pago ao prestador | R$ 950,00 |
Os R$ 50,00 não ficam com o cliente.
Quando a retenção está correta, o tomador deverá recolher esse valor ao governo conforme as regras aplicáveis ao tributo.
O prestador é quem arca com o custo da retenção?
Do ponto de vista do fluxo de caixa imediato, sim: o prestador recebe menos dinheiro naquela operação.
Porém, isso não significa necessariamente que a retenção represente um imposto adicional.
Em diversas situações, os valores retidos podem ser considerados pelo prestador como:
- antecipação de IRPJ;
- antecipação de CSLL;
- crédito ou compensação de contribuições;
- retenção previdenciária passível de compensação ou restituição.
A própria Receita Federal trata diversos valores retidos como créditos do contribuinte que sofreu o desconto.
Portanto, uma forma mais correta de explicar é:
o prestador sofre o impacto financeiro imediato da retenção, enquanto o tomador assume a obrigação de recolher o valor retido quando a lei lhe atribui essa responsabilidade.
Quem calcula a retenção?
A responsabilidade tributária não nasce simplesmente porque o prestador informou determinado imposto na nota fiscal.
Quando a lei determina que exista retenção, cabe à fonte pagadora verificar se a operação está sujeita à regra.
Na prática, o prestador costuma informar as retenções no documento fiscal para facilitar a conferência e o pagamento líquido pelo cliente.
Mas o tomador também precisa conferir se:
- o serviço está sujeito à retenção;
- a alíquota está correta;
- há alguma dispensa;
- o regime tributário do prestador altera a regra;
- a base de cálculo está correta.
Quem recolhe o IRRF retido?
No caso do IRRF sobre serviços, a fonte pagadora é responsável pela retenção e pelo recolhimento do imposto quando a operação estiver sujeita à regra.
A Receita Federal explica que uma das principais características do IRRF é justamente o fato de a fonte pagadora apurar, calcular e recolher o imposto em vez do beneficiário do rendimento.
Para o prestador, o valor retido normalmente poderá ser considerado na apuração do Imposto de Renda correspondente.
Veja também nosso conteúdo sobre DARF 1708 e retenção de IRRF sobre serviços.
Quem recolhe PIS, Cofins e CSLL retidos?
Nas operações sujeitas à retenção de PIS, Cofins e CSLL — PCC ou CSRF, a Lei nº 10.833/2003 determina a retenção sobre determinados pagamentos feitos por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas.
O percentual conjunto normalmente corresponde a:
| Tributo | Alíquota |
|---|---|
| PIS/Pasep | 0,65% |
| Cofins | 3,00% |
| CSLL | 1,00% |
| Total | 4,65% |
Quando a retenção é obrigatória, o tomador desconta esse valor do pagamento ao prestador e efetua o recolhimento segundo o fluxo tributário aplicável.
Para o prestador, os valores retidos são considerados conforme as regras de cada contribuição.
Quem recolhe o INSS retido?
Na retenção previdenciária aplicável a determinadas prestações mediante cessão de mão de obra ou empreitada, o tomador é o responsável pelo recolhimento.
A Receita Federal esclarece que, no ambiente da DCTFWeb, o recolhimento dessa retenção é realizado no CNPJ do tomador, com identificação dos prestadores que sofreram o desconto.
Para a empresa prestadora, o valor retido pode ser utilizado conforme as regras de compensação previdenciária ou, existindo saldo, pode haver hipótese de restituição.
Quem recolhe o ISS retido?
No ISS, a resposta depende da Lei Complementar nº 116/2003 e da legislação municipal.
O contribuinte natural do ISS é o prestador do serviço.
Entretanto, a LC 116 permite que municípios e Distrito Federal atribuam expressamente a uma terceira pessoa vinculada à operação a responsabilidade pelo recolhimento.
Quando essa responsabilidade é atribuída ao tomador, ele pode ficar responsável pelo recolhimento integral do ISS devido, inclusive com multa e acréscimos legais nos casos previstos.
Assim, o ISS é um exemplo claro de que não basta olhar somente para quem teve o valor descontado: é necessário verificar quem a legislação definiu como responsável tributário.
O tomador paga DARF ou DAS?
Depende do tributo.
Não existe uma única guia para todas as retenções.
Atualmente, diversas retenções federais declaradas na EFD-Reinf são integradas à DCTFWeb, que permite a emissão do DARF correspondente.
A EFD-Reinf é justamente a escrituração utilizada para informar retenções de Imposto de Renda e contribuições sociais não relacionadas ao trabalho.
No caso do ISS, o recolhimento segue as regras e sistemas municipais.
O DAS, por outro lado, é a guia utilizada para recolhimentos do Simples Nacional e não deve ser tratado como uma guia genérica para impostos retidos de terceiros.
Resumo: quem desconta e quem recolhe?
| Situação | Quem sofre o desconto? | Quem retém? | Quem recolhe ao Fisco? |
|---|---|---|---|
| IRRF retido | Prestador | Tomador / fonte pagadora | Tomador / fonte pagadora |
| PIS, Cofins e CSLL retidos | Prestador | Tomador | Tomador |
| INSS retido | Prestador | Tomador | Tomador |
| ISS retido | Prestador | Responsável definido pela legislação | Responsável definido pela legislação municipal |
| Tributo sem retenção | Não há desconto pelo cliente | Não se aplica | Prestador recolhe seus próprios tributos na apuração normal |
O que acontece se o tomador retiver e não recolher?
Essa é uma situação diferente daquela em que simplesmente não houve retenção.
Se o tomador efetivamente descontou determinado valor do prestador, mas deixou de realizar o recolhimento obrigatório, poderá ser responsabilizado pelo débito, além dos encargos previstos na legislação.
No IRRF, por exemplo, a Receita considera a fonte pagadora responsável pela retenção e pelo recolhimento quando a hipótese legal estiver configurada.
No ISS, a LC nº 116/2003 estabelece que o responsável tributário definido pela legislação pode ficar obrigado ao recolhimento integral do imposto, multa e acréscimos legais, inclusive independentemente de ter efetuado corretamente a retenção.
Por isso, não é recomendável afirmar de forma genérica que o simples destaque na nota fiscal elimina qualquer risco ou responsabilidade do prestador.
É necessário analisar:
- qual tributo foi retido;
- se houve efetivamente desconto financeiro;
- quem é o responsável tributário segundo a lei;
- quais documentos comprovam a retenção;
- como esse valor foi declarado nas obrigações acessórias.
Se o cliente reteve e não recolheu, o prestador perde o crédito?
Não necessariamente.
No caso do IRRF, a Receita Federal já esclareceu que a pessoa jurídica beneficiária pode compensar o imposto retido mesmo quando a fonte pagadora não forneceu o comprovante tradicional ou não cumpriu determinada obrigação acessória, desde que existam documentos hábeis, idôneos e suficientes para comprovar a retenção.
Por isso, o prestador deve guardar documentos como:
- nota fiscal;
- comprovantes de pagamento;
- extratos bancários;
- documentos fornecidos pelo tomador;
- demonstrativos de retenção;
- contratos e outros documentos que comprovem a operação.
As regras de aproveitamento, compensação ou restituição variam conforme o tributo.
Não recolher um imposto já retido pode gerar problema criminal?
Além das consequências tributárias, existem situações em que deixar de recolher no prazo legal um tributo ou contribuição efetivamente descontado ou cobrado de terceiro pode enquadrar-se na legislação de crimes contra a ordem tributária.
O artigo 2º, inciso II, da Lei nº 8.137/1990 trata especificamente da falta de recolhimento de tributo ou contribuição social descontado ou cobrado na qualidade de sujeito passivo da obrigação.
Isso não significa que qualquer atraso gere automaticamente responsabilização criminal. A análise depende das circunstâncias concretas e dos requisitos jurídicos aplicáveis.
O prestador deve destacar a retenção na nota fiscal?
É importante informar corretamente no documento fiscal as retenções aplicáveis à operação, de acordo com as regras do emissor e do tributo.
Entretanto, o destaque no documento não substitui a análise do tomador.
A obrigação tributária decorre da legislação, e não simplesmente do preenchimento de determinado campo da nota fiscal.
Assim, se o prestador deixar de informar uma retenção que deveria existir, o tomador deve analisar sua própria responsabilidade antes de realizar o pagamento.
Exemplo prático de uma nota com retenções
Imagine uma prestação de serviços no valor de R$ 10.000,00 sujeita a:
- IRRF de 1,5%: R$ 150,00;
- PCC de 4,65%: R$ 465,00.
| Descrição | Valor |
|---|---|
| Valor bruto da nota | R$ 10.000,00 |
| IRRF retido | - R$ 150,00 |
| PCC retido | - R$ 465,00 |
| Valor líquido pago ao prestador | R$ 9.385,00 |
Nesse caso, o cliente paga R$ 9.385,00 diretamente ao prestador e fica responsável por tratar os R$ 615,00 retidos conforme as regras de declaração e recolhimento.
Para o prestador, esses R$ 615,00 não devem ser vistos automaticamente como um custo tributário adicional, pois poderão representar antecipações ou créditos dos respectivos tributos conforme seu regime de apuração.
FAQ - Perguntas Frequentes sobre quem paga os impostos retidos
1) Quem paga o imposto retido: prestador ou tomador?
O prestador sofre o desconto no valor a receber, enquanto o tomador normalmente é responsável por reter e recolher o valor quando a legislação assim determina.
2) O valor retido é descontado da nota?
Ele reduz o valor líquido pago ao prestador, embora o valor bruto do serviço continue sendo o valor faturado.
3) O imposto retido é um custo extra do prestador?
Não necessariamente. Muitas retenções funcionam como antecipação ou crédito tributário.
4) Quem recolhe o IRRF?
A fonte pagadora responsável pela retenção realiza o recolhimento quando o pagamento ou crédito estiver sujeito ao IRRF.
5) Quem recolhe PCC?
Nas operações sujeitas à retenção, o tomador desconta PIS, Cofins e CSLL e realiza o respectivo recolhimento.
6) Quem recolhe INSS retido?
Nas situações de retenção previdenciária, o recolhimento é responsabilidade do tomador, observadas as regras aplicáveis.
7) Quem recolhe ISS retido?
Depende da legislação municipal e das regras da LC 116. Quando o tomador é definido como responsável, ele realiza o recolhimento.
8) Se o cliente não recolher o imposto, o prestador precisa pagar novamente?
Não existe uma resposta única para todos os tributos. É necessário analisar quem a legislação define como responsável e se o prestador possui documentação suficiente para comprovar a retenção.
9) Se houve IRRF retido e o cliente não forneceu comprovante, o prestador perde o crédito?
Não necessariamente. A Receita admite outros documentos hábeis e idôneos para demonstrar a retenção em determinadas situações.
10) O tomador pode simplesmente ficar com o valor descontado?
Não. Quando existe retenção obrigatória, o valor deve receber o tratamento tributário correspondente e ser recolhido conforme a legislação.
Conclusão
Quando existe retenção na fonte, o prestador normalmente recebe menos no momento do pagamento, enquanto o tomador fica responsável por reter e recolher o imposto ao Fisco.
Mas isso não significa necessariamente que o prestador esteja pagando um imposto adicional.
Em muitos casos, a retenção representa uma antecipação ou crédito tributário que será considerado posteriormente na apuração do prestador.
Também é importante distinguir o simples destaque na nota da responsabilidade legal pelo tributo.
Se o tomador efetivamente reteve determinado valor e não realizou o recolhimento, podem surgir consequências tributárias e, em situações específicas previstas em lei, outras responsabilidades.
Por isso, prestador e tomador devem manter os documentos da operação, conferir as retenções e garantir que os valores estejam corretamente informados nas obrigações acessórias e nos recolhimentos correspondentes.
