Como emitir NFS-e com retenção?

Para emitir uma nota fiscal de serviços com retenção de impostos, é necessário identificar primeiro quais tributos realmente devem ser retidos naquela operação.

Dependendo do serviço, podem aparecer retenções de IRRF, PIS, Cofins, CSLL, INSS e ISS.

Depois dessa análise, as informações são preenchidas no sistema utilizado para emissão da NFS-e, que pode ser o sistema municipal ou, nos casos aplicáveis, o Emissor Nacional da NFS-e.

Um erro comum é simplesmente marcar todas as retenções disponíveis no sistema. Cada imposto possui regras próprias e nem toda prestação de serviços está sujeita à retenção.

Para entender melhor a tributação da empresa, veja também nossos conteúdos sobre Regime Tributário, Abertura de Empresa e Guia da Contabilidade.

Neste artigo você verá:

• Como emitir uma NFS-e com retenção;
• Como informar o local de incidência do ISS;
• Como escolher o código do serviço;
• Como informar ISS retido;
• Como preencher IRRF, PIS, Cofins e CSLL;
• Quando informar retenção de INSS;
• Como funciona para empresas do Simples Nacional;
• Como conferir o valor líquido da nota.

O que significa emitir uma nota fiscal com retenção?

Uma nota fiscal com retenção informa que determinado imposto será descontado do valor pago ao prestador e recolhido pelo tomador do serviço.

Imagine um serviço no valor bruto de R$ 5.000,00 sujeito a R$ 75,00 de IRRF.

Nesse exemplo:

• valor bruto da nota: R$ 5.000,00;
• IRRF retido: R$ 75,00;
• valor líquido: R$ 4.925,00.

O prestador continua faturando R$ 5.000,00. A diferença é que parte desse valor é recolhida pelo cliente diretamente ao Fisco.

1. Acesse o emissor de NFS-e utilizado pela empresa

O primeiro passo é acessar o sistema utilizado para emissão da nota fiscal de serviços.

Dependendo da empresa e do município, a emissão poderá ocorrer:

• no sistema da prefeitura;
• em um sistema integrado ao município;
• no Emissor Nacional da NFS-e, quando aplicável.

Os nomes dos campos podem variar bastante entre os sistemas.

Por isso, opções como “ISS Retido”, “Exigibilidade”, “Tributos Federais” ou “Retenções” podem aparecer com nomenclaturas diferentes.

2. Informe corretamente o serviço prestado

Na emissão da NFS-e, é necessário selecionar o código correspondente ao serviço efetivamente realizado.

A classificação do serviço é importante principalmente para definir:

• o tratamento do ISS;
• o município onde o imposto é devido;
• a possibilidade de retenção;
• as informações exigidas no documento fiscal.

O código de serviço municipal costuma estar relacionado à lista de serviços da Lei Complementar nº 116/2003, mas a codificação exibida no emissor pode ser própria do município.

Por isso, o código do serviço não deve ser confundido automaticamente com o CNAE da empresa.

3. Informe o local da prestação e da incidência do ISS

Esse é um dos pontos que mais geram dúvidas.

A regra geral da LC nº 116/2003 é que o ISS seja devido no local do estabelecimento prestador.

Porém, existem diversas exceções em que o imposto é devido em outro local, conforme a natureza do serviço.

Por isso, não é correto simplesmente considerar que o ISS pertence ao município onde o serviço foi fisicamente executado.

Antes da emissão, deve-se verificar:

• qual serviço foi realizado;
• qual item da lista da LC 116 se aplica;
• onde a legislação determina que o ISS seja devido;
• se o tomador é responsável pela retenção.

4. Informe se o ISS será retido

Se a operação estiver sujeita à retenção de ISS, o emissor normalmente possui um campo para indicar que o imposto será recolhido pelo tomador.

Dependendo do sistema, poderão aparecer opções como:

• ISS devido pelo prestador;
• ISS retido pelo tomador;
• ISS retido na fonte;
• responsável pelo recolhimento;
• exigibilidade do ISS.

Os nomes não são padronizados em todos os emissores.

Quando houver retenção, o valor do ISS normalmente será demonstrado entre as deduções utilizadas para chegar ao valor líquido a receber.

5. Como informar o IRRF?

Se a operação estiver sujeita à retenção de Imposto de Renda na Fonte, procure no emissor o campo destinado ao IRRF.

As alíquotas mais comuns em prestações de serviços entre pessoas jurídicas são:

• 1,5% para determinados serviços profissionais;
• 1% para determinados serviços de limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra.

A alíquota não deve ser escolhida simplesmente com base no CNAE ou no fato de a empresa prestar serviços.

É preciso confirmar se a atividade está entre as hipóteses previstas na legislação.

Veja também nosso conteúdo sobre DARF 1708 e retenção de IRRF sobre serviços.

6. Como informar PIS, Cofins e CSLL?

Quando houver retenção das contribuições conhecidas como PCC ou CSRF, o emissor poderá solicitar os tributos de forma separada.

Alguns sistemas apresentam os campos individualmente, enquanto outros podem demonstrar apenas os valores totais das retenções.

É importante lembrar que os 4,65% não devem ser aplicados automaticamente a qualquer serviço.

A retenção depende da atividade e das demais condições previstas na legislação.

Veja também nosso conteúdo sobre PCC: PIS, Cofins e CSLL retidos na fonte.

7. Como informar retenção de INSS?

A retenção previdenciária possui regras próprias e normalmente está relacionada a determinados serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada.

Entre as atividades que podem estar sujeitas à regra estão determinados serviços de:

• limpeza;
• conservação;
• vigilância;
• construção civil;
• manutenção;
• outras atividades previstas na legislação previdenciária.

Na regra tradicional, a retenção previdenciária pode corresponder a 11% da base de cálculo definida pela legislação.

Porém, não é recomendável preencher esse percentual automaticamente.

A base de cálculo e a própria existência da retenção devem ser analisadas conforme o serviço, o contrato, a forma de execução e o enquadramento previdenciário da empresa.

8. Empresa do Simples Nacional deve preencher retenções?

Empresas optantes pelo Simples Nacional possuem tratamento diferente.

Em regra, não devem ser informadas as retenções usuais de:

• IRRF sobre os serviços abrangidos pela dispensa;
• PIS;
• Cofins;
• CSLL.

Isso não significa que uma empresa do Simples nunca terá retenção.

Podem existir situações envolvendo:

• ISS;
• INSS para determinadas atividades do Anexo IV;
• outras hipóteses específicas previstas na legislação.

Como informar o ISS retido de uma empresa do Simples Nacional?

Quando uma empresa optante pelo Simples Nacional estiver sujeita à retenção do ISS, deve informar no documento fiscal a alíquota efetiva de ISS prevista pelas regras do regime.

Em regra, essa alíquota corresponde àquela a que a empresa esteve sujeita no mês anterior à prestação.

No mês de início das atividades, quando houver serviço sujeito à retenção, a regra prevê alíquota de 2%.

Por isso, não se deve preencher automaticamente 2%, 3% ou 5% apenas porque a empresa está no Simples Nacional.

9. MEI deve preencher retenções na NFS-e?

O MEI possui regras ainda mais simplificadas.

Em regra, não devem ser preenchidas retenções federais de IRRF, PIS, Cofins e CSLL sobre suas receitas próprias.

Também não se deve aplicar automaticamente uma retenção previdenciária de 11% sobre a nota fiscal do MEI.

O tratamento do ISS e outras situações específicas devem ser analisados conforme a operação.

10. Confira o valor líquido antes de emitir a nota

Depois de preencher todas as informações, confira o resumo financeiro apresentado pelo emissor.

Em uma nota com retenções, normalmente existirão pelo menos dois valores importantes:

Valor bruto da nota: corresponde ao preço total do serviço.

Valor líquido da nota: corresponde ao valor bruto menos as retenções e outras deduções que efetivamente afetem o pagamento.

Por exemplo:

Nesse exemplo, pressupõe-se que o serviço realmente esteja sujeito a ambas as retenções.

O sistema da NFS-e calcula os impostos automaticamente?

Nem sempre.

Alguns emissores realizam cálculos a partir das informações cadastradas, enquanto outros exigem que o usuário informe manualmente alíquotas, valores ou a condição de retenção.

Além disso, mesmo quando o sistema calcula determinado imposto, ele não substitui a análise tributária da operação.

O sistema pode calcular corretamente 1,5% sobre um valor informado, por exemplo, mas cabe ao contribuinte verificar se aquele serviço realmente está sujeito à retenção de 1,5%.

O destaque na NFS-e substitui a EFD-Reinf?

Não.

A nota fiscal e a obrigação acessória cumprem funções diferentes.

Quando uma pessoa jurídica realiza pagamentos a outra pessoa jurídica com retenções de IRRF, CSLL, Cofins ou PIS/Pasep, essas informações devem ser declaradas na EFD-Reinf, em regra no evento R-4020 — Retenções na Fonte — Pessoa Jurídica.

Portanto, destacar a retenção na nota fiscal não elimina a obrigação de informar posteriormente os fatos geradores nas obrigações acessórias correspondentes.

A nota fiscal e a EFD-Reinf podem ficar em meses diferentes?

Sim.

Isso ocorre porque cada tributo possui seu próprio momento de ocorrência do fato gerador.

A Receita Federal confirma que uma mesma nota fiscal pode, por esse motivo, gerar informações na EFD-Reinf em períodos de apuração diferentes.

O que colocar nas informações complementares da NFS-e?

O campo de informações complementares pode ajudar o departamento financeiro do cliente a interpretar corretamente a nota.

Para uma empresa sujeita às retenções, uma informação possível é:

“Retenções na fonte conforme legislação aplicável: IRRF R$ XX,XX; PIS R$ XX,XX; Cofins R$ XX,XX; CSLL R$ XX,XX. Valor líquido a pagar: R$ XX,XX.”

Para uma empresa optante pelo Simples Nacional, uma redação mais segura é:

“Empresa optante pelo Simples Nacional.”

Evite utilizar textos genéricos afirmando que nenhuma retenção pode ocorrer, pois ISS, INSS e outras situações específicas podem possuir tratamento diferente.

Checklist antes de emitir uma nota fiscal com retenção

• Confirme o regime tributário do prestador;
• Identifique corretamente o serviço;
• Verifique o código de serviço utilizado pelo município;
• Analise onde o ISS é devido;
• Confira se há responsabilidade do tomador pelo ISS;
• Verifique a incidência de IRRF;
• Verifique a incidência de PIS, Cofins e CSLL;
• Analise eventual retenção previdenciária;
• Preencha somente as retenções efetivamente aplicáveis;
• Confira o valor bruto e o valor líquido antes da emissão.

FAQ - Perguntas Frequentes sobre nota fiscal com retenção

1) Como emitir nota fiscal com imposto retido?
Primeiro é necessário identificar quais retenções se aplicam ao serviço. Depois, os respectivos campos devem ser preenchidos no emissor da NFS-e utilizado pela empresa.

2) Todo sistema de NFS-e calcula as retenções automaticamente?
Não. Alguns sistemas calculam determinados valores, enquanto outros exigem o preenchimento manual das alíquotas ou dos valores.

3) Posso informar 4,65% de PCC em qualquer serviço?
Não. A retenção de PIS, Cofins e CSLL depende da natureza do serviço e das regras previstas na legislação.

4) O IRRF na nota é sempre 1,5%?
Não. Existem serviços sujeitos a 1,5%, outros a 1% e operações sem retenção de IRRF.

5) Empresa do Simples deve preencher PCC?
Em regra, não há retenção de PIS, Cofins e CSLL nos pagamentos realizados ao optante pelo Simples Nacional.

6) Simples Nacional pode ter ISS retido?
Sim. Se a operação estiver sujeita à retenção, deve-se observar a alíquota de ISS aplicável segundo as regras do Simples Nacional.

7) Informar uma cidade diferente significa automaticamente ISS retido?
Não. O local onde o ISS é devido depende do serviço e das regras previstas na LC nº 116/2003.

8) O valor líquido é o valor que o prestador recebe?
Em geral, sim. Quando as retenções são descontadas do pagamento, o valor líquido demonstra o que será efetivamente repassado ao prestador.

9) Destacar a retenção na nota elimina a necessidade da EFD-Reinf?
Não. As retenções devem ser informadas também nas obrigações acessórias correspondentes quando a empresa estiver sujeita a elas.

10) Posso emitir uma nota e informar as retenções na EFD-Reinf em outro mês?
Pode acontecer. IRRF, PCC e contribuição previdenciária possuem momentos diferentes para ocorrência do fato gerador.

Conclusão

Emitir uma nota fiscal com retenção exige mais do que simplesmente preencher percentuais no sistema da prefeitura.

Antes da emissão, é necessário verificar o serviço realizado, o regime tributário, o local de incidência do ISS e as regras específicas de IRRF, PIS, Cofins, CSLL e INSS.

Também é importante lembrar que os sistemas de NFS-e variam entre municípios e nem sempre determinam automaticamente se a retenção é realmente devida.

Depois da emissão, as empresas ainda precisam observar as obrigações acessórias correspondentes, como a EFD-Reinf, na qual as retenções federais são informadas de acordo com o momento do fato gerador de cada tributo.

Por isso, revisar os campos da nota e conferir o valor líquido antes da emissão ajuda a evitar retenções indevidas, pagamentos incorretos e divergências fiscais.