A retenção de impostos na nota fiscal de serviços acontece quando determinados tributos são descontados do pagamento ao prestador e recolhidos por outra pessoa responsável pela retenção, normalmente o tomador do serviço.
Na prática, isso significa que a empresa pode emitir uma nota de R$ 10 mil e receber um valor menor na conta porque parte dos tributos foi retida e recolhida diretamente ao Fisco.
Mas nem toda prestação de serviço possui retenção. As regras dependem do tipo de serviço, de quem presta, de quem contrata, do regime tributário, do município e do tributo analisado.
Neste guia, nós explicamos como funcionam as retenções de IRRF, PIS, Cofins, CSLL, INSS e ISS, quem deve recolher cada imposto e quais cuidados prestadores e tomadores precisam ter na emissão da nota fiscal.
Para entender como o regime da empresa interfere nos impostos, consulte também nosso guia completo sobre regime tributário.
Neste artigo você vai entender
- O que é retenção de impostos?
- Como a retenção funciona na prática?
- Quais impostos podem ser retidos na nota fiscal?
- Quem deve recolher os impostos retidos?
- Quando uma prestação de serviços sofre retenção?
- Simples Nacional e MEI sofrem retenção?
- Como destacar as retenções na NFS-e?
- O que acontece quando o serviço é prestado para outra cidade?
- Como contabilizar os impostos retidos?
- Perguntas frequentes sobre retenção de impostos
O que é retenção de impostos?
Impostos retidos são tributos cujo recolhimento ocorre na fonte, antes que o prestador receba integralmente o valor do serviço.
Em uma operação sem retenção, a empresa prestadora recebe o valor total cobrado do cliente e posteriormente calcula e recolhe seus tributos conforme as regras do seu regime.
Na retenção na fonte, parte desse fluxo muda.
O responsável legal pela retenção desconta determinado valor do pagamento e recolhe esse montante ao Fisco.
Veja um exemplo simplificado:
- valor do serviço: R$ 1.000;
- tributo sujeito à retenção: 1,5%;
- valor retido: R$ 15;
- valor líquido pago ao prestador: R$ 985.
Os R$ 15 não representam um desconto comercial concedido pelo prestador. Trata-se de um tributo recolhido antecipadamente segundo as regras aplicáveis.
Quando permitido pela legislação, o prestador poderá considerar essa retenção na apuração do tributo correspondente, evitando recolhimento em duplicidade.
Veja em detalhes o que são impostos retidos e como funcionam.
Como funciona a retenção de impostos na prestação de serviços?
A retenção envolve normalmente duas partes:
- prestador: empresa que executa o serviço e emite a nota fiscal;
- tomador: empresa ou pessoa que contrata e paga pelo serviço.
Quando existe obrigação legal de retenção, o tomador pode ser responsável por descontar o tributo do pagamento e recolhê-lo aos cofres públicos.
Mas essa não é uma regra universal.
Para saber se existe retenção, é necessário analisar:
- qual serviço foi prestado;
- quem é o prestador;
- quem é o tomador;
- regime tributário;
- município envolvido;
- local da prestação;
- legislação específica de cada tributo.
Por isso, duas notas fiscais com exatamente o mesmo valor podem ter tratamentos completamente diferentes.
Quem paga o imposto quando existe retenção?
É importante separar três conceitos:
- quem suporta economicamente o tributo;
- quem sofre o desconto;
- quem possui a obrigação legal de recolher.
Na retenção, o prestador normalmente recebe o valor líquido, enquanto o responsável tributário realiza o recolhimento.
Veja nosso guia sobre tomador x prestador: quem recolhe o imposto.
Quais impostos podem ser retidos na nota fiscal de serviços?
Os principais tributos encontrados em operações de prestação de serviços são:
| Tributo | Alíquotas frequentemente encontradas | Quando pode aparecer |
|---|---|---|
| IRRF | 1% ou 1,5%, conforme o serviço | Determinados serviços profissionais e outras atividades previstas na legislação |
| CSLL | 1% | Serviços sujeitos às retenções das contribuições sociais |
| Cofins | 3% | Nas hipóteses de retenção previstas para as contribuições |
| PIS/Pasep | 0,65% | Nas hipóteses de retenção previstas para as contribuições |
| INSS | 11% em hipóteses específicas | Principalmente determinados serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada |
| ISS | Normalmente entre 2% e 5% | Conforme serviço, município competente e regras de responsabilidade tributária |
Essas alíquotas não devem ser aplicadas automaticamente a qualquer nota fiscal.
A natureza do serviço e as regras específicas precisam ser analisadas antes de destacar qualquer retenção.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte pode incidir sobre pagamentos realizados entre pessoas jurídicas em determinadas prestações de serviços.
Serviços profissionais sujeitos ao art. 714 do Regulamento do Imposto de Renda frequentemente possuem retenção de 1,5%, enquanto outras hipóteses podem utilizar percentual de 1%.
A Receita Federal confirmou em solução de consulta que, nas hipóteses abrangidas pela regra de dispensa, a retenção do IRRF de valor igual ou inferior a R$ 10 é dispensada por pagamento ou crédito, considerando o total realizado naquela ocasião.
Veja nosso guia completo sobre IRRF na prestação de serviços.
PIS, Cofins e CSLL
Determinados pagamentos feitos por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas por serviços previstos na legislação ficam sujeitos à retenção conjunta de:
- CSLL: 1%;
- Cofins: 3%;
- PIS/Pasep: 0,65%.
A soma tradicional corresponde a 4,65%. A Lei nº 10.833/2003 prevê essa retenção para serviços como limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, locação de mão de obra, determinadas assessorias e serviços profissionais.
A legislação também estabelece dispensa quando o valor das contribuições a reter for igual ou inferior a R$ 10, observadas as exceções previstas.
Veja nosso conteúdo sobre PIS, Cofins e CSLL retidos e o guia específico sobre PCC: o que é e como funciona.
INSS retido
O INSS não é retido em qualquer prestação de serviços.
A regra previdenciária alcança principalmente serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada dentro das hipóteses previstas na legislação.
A IN RFB nº 2.110/2022 estabelece, nessas situações, retenção de 11% sobre o valor bruto da nota fiscal ou fatura, respeitadas as regras de base de cálculo, deduções e exceções.
Veja o artigo completo sobre INSS retido na nota fiscal.
ISS retido
O ISS é municipal e possui uma lógica diferente dos tributos federais.
A regra geral da LC nº 116/2003 estabelece que o serviço é considerado prestado e o imposto devido no local do estabelecimento prestador, mas existem diversas exceções em que o imposto é devido em outro local. A própria lei permite que municípios e Distrito Federal atribuam responsabilidade tributária a terceiros vinculados ao fato gerador.
Por isso, não é correto concluir que toda nota emitida para cliente de outra cidade terá ISS retido.
Veja ISS retido: quem paga e quando acontece.
Quem recolhe o imposto retido: prestador ou tomador?
Depende do tributo e da operação.
Nos casos em que a legislação atribui responsabilidade pela retenção ao tomador, ele deverá:
- calcular o valor da retenção;
- descontar o valor do pagamento ao prestador;
- realizar o recolhimento conforme o prazo e código aplicáveis;
- informar a operação nas obrigações acessórias exigidas.
O prestador precisa conferir se a retenção realizada está correta, porque esse valor afeta o total líquido recebido e sua própria apuração tributária.
Um erro comum é presumir que basta emitir a nota indicando retenção para transferir automaticamente toda responsabilidade ao cliente.
A obrigação precisa existir na legislação.
Quando o prestador deve destacar retenções na nota fiscal?
O destaque deve ocorrer quando a operação estiver sujeita à retenção e o documento fiscal ou a legislação aplicável exigir a informação.
Antes de emitir a NFS-e, é necessário verificar:
- atividade efetivamente prestada;
- CNAE e código municipal do serviço;
- regime tributário;
- regras federais;
- município onde o ISS é devido;
- tipo de contratante;
- existência de cessão de mão de obra ou empreitada.
Destacar imposto indevidamente pode gerar pagamento a menor ao prestador e divergências nas declarações.
Não destacar uma retenção obrigatória também pode gerar responsabilidade para quem deveria recolher.
Veja nosso passo a passo sobre quando o prestador deve destacar retenções.
Empresa do Simples Nacional sofre retenção?
O Simples Nacional possui regras próprias e não deve ser tratado simplesmente como “sempre dispensado de retenção”.
Para CSLL, Cofins e PIS/Pasep previstos nos arts. 30 e seguintes da Lei nº 10.833/2003, os pagamentos a optantes pelo Simples Nacional estão entre as hipóteses em que essa retenção não é exigida. A própria lei também dispensa empresas optantes pelo Simples de efetuar aquela retenção específica.
Já para INSS existem exceções relevantes. Empresas do Simples tributadas pelo Anexo IV podem estar sujeitas à retenção previdenciária quando prestam serviços abrangidos pelas regras de cessão de mão de obra ou empreitada. A Receita reiterou esse entendimento em solução de consulta publicada em agosto de 2026.
O ISS também pode ter retenção conforme as regras da LC nº 116 e da legislação municipal.
Por isso, a análise precisa ser feita imposto por imposto.
Veja nosso guia sobre Simples Nacional sofre retenção?.
E o MEI?
O MEI também possui tratamento simplificado, mas isso não significa que qualquer operação esteja automaticamente fora de toda regra de retenção.
É preciso verificar especialmente o tipo de serviço, o tributo envolvido e as regras aplicáveis ao contratante.
Veja nosso conteúdo específico sobre MEI tem imposto retido?.
Como emitir uma NFS-e com retenção?
A forma de preenchimento depende do sistema emissor e do município.
Em geral, a nota pode possuir campos específicos para:
- ISS retido;
- IRRF;
- INSS;
- PIS;
- Cofins;
- CSLL;
- valor líquido da nota.
O prestador precisa ter atenção porque o valor bruto do serviço não deixa de existir apenas porque houve retenção.
Uma nota de R$ 5 mil pode continuar tendo valor bruto de R$ 5 mil, mesmo que o cliente transfira um valor líquido menor após as retenções.
Veja o passo a passo sobre como emitir NFS-e com retenção.
Prestação de serviço para outra cidade sempre tem retenção?
Não.
Esse é um dos erros mais frequentes em retenção de ISS.
Pela LC nº 116/2003, a regra geral é que o imposto seja devido no local do estabelecimento prestador, com exceções expressamente previstas em lei.
Portanto, o simples fato de o cliente estar em outra cidade não significa automaticamente:
- ISS devido no município do cliente;
- ISS retido;
- necessidade de recolher imposto em duas cidades.
É necessário identificar o item da lista de serviços e verificar a legislação municipal aplicável.
Veja nosso conteúdo sobre retenção de impostos para serviços prestados para outra cidade.
Como contabilizar imposto retido na fonte?
Para o prestador, o valor retido não deve simplesmente desaparecer da receita da operação.
Imagine uma prestação de serviço de R$ 10 mil com R$ 150 de IRRF.
A empresa pode receber:
- valor bruto da operação: R$ 10.000;
- IRRF retido: R$ 150;
- valor líquido recebido: R$ 9.850.
A contabilidade precisa registrar corretamente a receita e o valor retido, observando a possibilidade de compensação ou dedução prevista para o tributo.
Para o tomador, também é necessário registrar o valor devido ao prestador e a obrigação relacionada ao imposto retido.
Veja nosso guia sobre como contabilizar imposto retido na fonte.
Qual é o código DARF das retenções?
Os códigos de arrecadação variam conforme o tributo e a natureza do pagamento.
Um dos códigos mais pesquisados é o DARF 1708, utilizado em hipóteses específicas de IRRF sobre remuneração de serviços profissionais prestados por pessoa jurídica.
Não é correto utilizar o código apenas porque existe uma nota fiscal de serviço. É necessário confirmar o enquadramento da operação.
Veja nosso conteúdo específico sobre código 1708 do DARF.
Por que existem retenções na fonte?
As retenções facilitam a arrecadação e a fiscalização tributária porque parte do imposto é recolhida no momento do pagamento ou crédito.
Elas também permitem o cruzamento de informações entre:
- nota fiscal;
- pagamento;
- informações do prestador;
- informações do tomador;
- obrigações acessórias;
- recolhimentos efetuados.
Por isso, divergências entre retenções destacadas, valores pagos e declarações podem gerar inconsistências fiscais.
Quais são os erros mais comuns nas retenções de impostos?
Entre os erros mais frequentes estão:
- reter imposto apenas porque o cliente está em outra cidade;
- aplicar 4,65% de PCC a qualquer prestação de serviço;
- reter INSS de qualquer nota de serviço;
- considerar toda empresa do Simples automaticamente livre de retenções;
- confundir valor bruto da nota com valor líquido recebido;
- usar código DARF incorreto;
- deixar de conferir quem possui responsabilidade legal pelo recolhimento;
- destacar ISS para município diferente sem analisar a LC nº 116;
- não registrar contabilmente os tributos retidos.
O ponto central é simples: retenção não deve ser definida apenas pela existência de uma nota fiscal.
Ela decorre da combinação entre serviço, legislação, prestador e tomador.
FAQ- Perguntas Frequentes sobre retenção de impostos na nota fiscal de serviços
1) O que é retenção de impostos na nota fiscal?
É o mecanismo pelo qual determinado tributo é descontado do pagamento ao prestador e recolhido ao Fisco pelo responsável definido na legislação.
2) Toda nota fiscal de serviço tem imposto retido?
Não. A retenção depende do tipo de serviço, tributo, regime tributário, contratante e legislação aplicável.
3) Quem paga o imposto retido: prestador ou tomador?
Nas hipóteses de retenção, o responsável legal pelo recolhimento geralmente desconta o valor do pagamento ao prestador e o recolhe ao Fisco. A responsabilidade exata depende de cada tributo.
4) Quais impostos podem ser retidos em uma NFS-e?
Entre os principais estão IRRF, PIS/Pasep, Cofins, CSLL, INSS e ISS.
5) Simples Nacional sofre retenção de impostos?
Depende do tributo. Existem dispensas para determinadas retenções federais, mas podem ocorrer situações específicas envolvendo INSS e ISS, entre outras regras.
6) Serviço prestado para outra cidade tem ISS retido?
Não necessariamente. É preciso verificar o item do serviço, o município competente para cobrança e as regras da LC nº 116/2003 e da legislação local.
7) O valor retido reduz o valor da nota fiscal?
Normalmente não reduz o valor bruto da prestação. Ele reduz o valor líquido que será pago ao prestador.
8) IRRF abaixo de R$ 10 precisa ser retido?
Nas hipóteses abrangidas pela regra de dispensa prevista na legislação, a retenção de IRRF de valor igual ou inferior a R$ 10 é dispensada, considerando cada pagamento ou crédito conforme orientação da Receita Federal.
9) PCC é sempre 4,65%?
A combinação tradicional de PIS, Cofins e CSLL soma 4,65% nas hipóteses previstas pela Lei nº 10.833/2003, mas existem exceções, dispensas e situações em que uma ou mais contribuições não são retidas.
10) Como saber se devo destacar retenção na nota?
É necessário analisar o serviço prestado, o regime tributário das partes, o município, o tributo e a legislação específica antes da emissão.
Conclusão: retenção de impostos depende do serviço e da operação
Não existe uma única regra de retenção válida para toda prestação de serviços.
IRRF, PIS, Cofins, CSLL, INSS e ISS possuem critérios próprios, e uma mesma empresa pode ter notas com retenção e outras sem retenção ao longo do mesmo mês.
O primeiro passo é identificar corretamente o serviço. Depois, é necessário verificar o regime tributário das partes, o local da prestação e quem possui responsabilidade pelo recolhimento.
Para aprofundar o tema, consulte também nossos conteúdos sobre impostos retidos, quando destacar retenções, como emitir NFS-e com retenção e quem recolhe o imposto: tomador ou prestador.
Na Contabilidade.com, nós podemos analisar a tributação da sua prestação de serviços e orientar a emissão correta da nota fiscal, incluindo as retenções aplicáveis a cada operação.
