Como contabilizar imposto retido na fonte?

A contabilização dos impostos retidos na fonte depende de qual lado da operação a empresa ocupa.

Para o prestador do serviço, o valor retido normalmente representa um direito tributário a compensar e, por isso, é registrado no Ativo.

Para o tomador do serviço, o valor descontado do fornecedor representa uma obrigação de recolhimento ao Fisco e, portanto, é registrado no Passivo.

Essa é a lógica básica para contabilizar retenções como IRRF, PIS, Cofins, CSLL e, em situações específicas, INSS e ISS.

Para entender melhor a tributação da empresa, veja também nossos conteúdos sobre Regime Tributário, Abertura de Empresa e Guia da Contabilidade.

Neste artigo você verá:

• Como contabilizar imposto retido no prestador;
• Como contabilizar imposto retido no tomador;
• Como lançar IRRF a compensar;
• Como contabilizar PCC retido;
• Como contabilizar o pagamento da guia;
• Como fazer a conciliação das retenções;
• Quais cuidados tomar no fechamento contábil.

Qual é a lógica contábil das retenções?

A regra pode ser resumida assim:

Isso acontece porque o prestador sofre o desconto no valor que receberá, enquanto o tomador fica responsável pelo recolhimento do montante retido quando a legislação assim determina.

Exemplo de contabilização de IRRF retido

Considere uma prestação de serviços no valor de R$ 10.000,00, sujeita à retenção de IRRF de 1,5%.

O imposto retido será:

R$ 10.000,00 × 1,5% = R$ 150,00

Assim:

• valor bruto do serviço: R$ 10.000,00;
• IRRF retido: R$ 150,00;
• valor líquido pago ao prestador: R$ 9.850,00.

Como contabilizar o IRRF no prestador?

Para o prestador, o IRRF retido normalmente representa uma antecipação do Imposto de Renda que poderá ser considerada na apuração tributária.

Por isso, o valor é registrado em conta do Ativo Circulante, como “IRRF a compensar” ou outra denominação equivalente adotada pelo plano de contas da empresa.

Lançamento pelo reconhecimento da receita

Considerando que a retenção já esteja configurada na operação, o lançamento pode ser:

O total dos débitos é igual ao crédito da receita:

R$ 9.850,00 + R$ 150,00 = R$ 10.000,00.

Lançamento pelo recebimento do cliente

Após o recebimento, permanece no Ativo o saldo de R$ 150,00 em IRRF a compensar.

O imposto retido deve sempre ser reconhecido na emissão da nota?

Não necessariamente.

Esse ponto exige atenção porque o momento da retenção tributária nem sempre coincide exatamente com a emissão da nota fiscal.

No IRRF sobre determinados serviços, por exemplo, o fato gerador ocorre no pagamento ou crédito, o que acontecer primeiro.

Já PIS, Cofins e CSLL retidos na fonte seguem, em regra, o momento do pagamento.

Por isso, embora o exemplo contábil acima seja muito utilizado didaticamente, a empresa deve ajustar o reconhecimento das contas de retenção conforme o fato gerador tributário e os documentos que comprovem que o imposto foi efetivamente retido.

Como o prestador utiliza o IRRF a compensar?

O IRRF sofrido pela pessoa jurídica pode ser utilizado conforme as regras do regime tributário e do período de apuração.

Em determinadas situações, a retenção será deduzida do IRPJ apurado no encerramento do período.

A Receita Federal também prevê que eventual saldo credor, após as deduções permitidas, possa integrar o saldo negativo de IRPJ e ser objeto de pedido de restituição ou compensação conforme a legislação aplicável.

Por isso, a conta “IRRF a Compensar” não representa uma despesa imediata.

Ela representa um direito tributário da empresa, desde que a retenção seja válida e possa ser comprovada.

Como contabilizar o IRRF no tomador?

Na contabilidade do tomador, o tratamento é diferente.

O valor de R$ 150,00 não é uma despesa adicional da empresa contratante.

A despesa é reconhecida pelo valor bruto do serviço, ou seja, R$ 10.000,00.

A parcela retida transforma-se em uma obrigação a recolher ao Fisco.

Lançamento pelo reconhecimento da despesa

O tomador reconhece, portanto, duas obrigações:

• R$ 9.850,00 com o fornecedor;
• R$ 150,00 com o Fisco.

Lançamento pelo pagamento ao fornecedor

Lançamento pelo recolhimento do IRRF

Depois desse lançamento, a obrigação tributária registrada no Passivo é baixada.

Como contabilizar PCC retido?

A mesma lógica pode ser utilizada nas retenções de PIS, Cofins e CSLL, conhecidas conjuntamente como PCC ou CSRF.

Quando as três contribuições são retidas conjuntamente, a alíquota usual é de 4,65%.

Em uma nota de R$ 10.000,00:

A Lei nº 10.833/2003 prevê a retenção dessas contribuições em determinados pagamentos efetuados entre pessoas jurídicas.

Como contabilizar PCC no prestador?

Para melhorar a conciliação contábil e fiscal, é recomendável utilizar contas analíticas separadas:

• PIS a Compensar;
• Cofins a Compensar;
• CSLL a Compensar.

Em uma nota de R$ 10.000,00 com retenção integral de 4,65%, o lançamento pode ser:

As retenções não devem ser tratadas automaticamente como despesa, pois podem representar créditos tributários do prestador conforme a legislação de cada contribuição.

Como contabilizar PCC no tomador?

Para o tomador, os valores retidos são registrados como obrigações no Passivo.

Um modelo de lançamento é:

Embora algumas empresas utilizem uma conta sintética chamada “PCC/CSRF a Recolher”, manter as contribuições separadas costuma facilitar a conciliação tributária e a identificação de diferenças.

Prestador deve contabilizar retenção antes do pagamento?

É importante distinguir a receita contábil do crédito tributário decorrente da retenção.

A receita é reconhecida segundo o regime de competência contábil.

Já o direito relativo à retenção deve ser reconhecido quando estiver configurado de acordo com a legislação e houver suporte documental suficiente.

Isso é especialmente importante no PCC, porque a Lei nº 10.833/2003 vincula a retenção aos pagamentos efetuados.

Assim, dependendo da operação, pode ser necessário inicialmente reconhecer o cliente pelo valor integral e reclassificar a parcela correspondente à retenção quando ocorrer o fato gerador.

Como fazer a conciliação dos impostos retidos?

As contas de impostos a compensar e impostos a recolher devem ser conciliadas regularmente.

No prestador, a conferência deve considerar principalmente:

• notas fiscais emitidas;
• comprovantes de pagamento;
• retenções efetivamente sofridas;
• informes ou demonstrativos fornecidos pelo cliente;
• extratos bancários;
• valores utilizados na apuração tributária;
• pedidos de compensação ou restituição, quando aplicáveis.

Já no tomador, a conciliação deve verificar:

• retenções efetuadas;
• valores declarados nas obrigações acessórias;
• débitos gerados na DCTFWeb, quando aplicável;
• DARFs pagos;
• saldo das contas de impostos a recolher.

EFD-Reinf e DCTFWeb devem bater com a contabilidade?

Sim, mas é importante entender quem declara cada informação.

Nas retenções federais, o tomador ou fonte pagadora normalmente é quem informa os pagamentos e retenções na EFD-Reinf e posteriormente apura os respectivos débitos na DCTFWeb.

Por isso, as contas de “impostos retidos a recolher” do tomador devem estar conciliadas com essas obrigações.

Para o prestador, o foco principal é garantir que os créditos contabilizados possuam documentação hábil que comprove a retenção sofrida.

A Receita Federal prevê procedimentos específicos para aproveitamento, restituição ou compensação dos créditos decorrentes das retenções. Para IRPJ e CSLL, por exemplo, eventual saldo pode compor saldo negativo e ser tratado por PER/DCOMP Web, conforme as regras aplicáveis.

O que acontece se a retenção for contabilizada errada?

Erros na contabilização podem gerar diferenças entre:

• contabilidade;
• extratos bancários;
• EFD-Reinf;
• DCTFWeb;
• ECF;
• apuração de IRPJ, CSLL, PIS e Cofins;
• pedidos de compensação e restituição.

Uma retenção registrada a maior pode criar um crédito tributário inexistente.

Uma retenção registrada a menor pode fazer a empresa deixar de aproveitar um valor a que teria direito.

A própria Receita determina, em casos de retenção indevida ou maior que a devida, que fonte pagadora e beneficiário façam os respectivos estornos contábeis e retifiquem as declarações afetadas.

Resumo dos lançamentos

FAQ - Perguntas Frequentes sobre contabilização de impostos retidos

1) Imposto retido é ativo ou passivo?
Para o prestador que sofreu a retenção, normalmente é um ativo a compensar. Para o tomador responsável pelo recolhimento, é um passivo.

2) IRRF retido é despesa para o prestador?
Em regra, não deve ser tratado automaticamente como despesa. O valor normalmente representa uma antecipação tributária.

3) Onde lançar IRRF a compensar?
Normalmente em conta do Ativo Circulante, enquanto houver expectativa de utilização dentro do ciclo de curto prazo.

4) Onde lançar IRRF a recolher?
No Passivo Circulante da fonte pagadora responsável pelo recolhimento.

5) PCC deve ser registrado em uma conta única?
Pode existir uma conta sintética de controle, mas é recomendável manter contas analíticas separadas para PIS, Cofins e CSLL.

6) A receita do prestador deve ser registrada pelo valor líquido?
Não. A receita é registrada pelo valor bruto da prestação. As retenções são contabilizadas separadamente.

7) A despesa do tomador é registrada pelo valor líquido?
Não. A despesa ou o custo é reconhecido pelo valor bruto da operação. A retenção gera uma obrigação separada.

8) O prestador pode registrar o crédito tributário já na emissão da nota?
Depende do tributo e do momento em que a retenção estiver efetivamente configurada. É necessário observar o fato gerador e a documentação disponível.

9) A contabilidade do tomador precisa conciliar com a DCTFWeb?
Sim. Os valores registrados como retenções a recolher devem ser conciliados com as obrigações acessórias e os recolhimentos efetivamente realizados.

10) Retenção indevida precisa ser estornada contabilmente?
Sim. Havendo correção da retenção indevida ou maior que a devida, os lançamentos contábeis e as declarações afetadas também devem ser ajustados.

Conclusão

A contabilização das retenções na fonte segue uma lógica simples: para o prestador, o valor retido normalmente representa um direito tributário; para o tomador, representa uma obrigação de recolhimento.

Isso significa que a receita e a despesa devem continuar sendo reconhecidas pelo valor bruto da operação, enquanto os impostos retidos são registrados separadamente.

Também é importante observar o momento correto do reconhecimento de cada retenção, porque o fato gerador tributário nem sempre coincide com a emissão da nota fiscal.

No fechamento, as contas de impostos a compensar e a recolher devem ser conciliadas com documentos fiscais, pagamentos, obrigações acessórias e apurações tributárias.

Essa conciliação reduz o risco de créditos tributários incorretos, recolhimentos em duplicidade e divergências entre a contabilidade e as informações enviadas ao Fisco.