As retenções na nota fiscal de serviços aparecem quando a legislação determina que determinados tributos sejam descontados do pagamento e recolhidos pelo tomador do serviço.
Na prática, isso significa que o prestador emite a nota pelo valor bruto do serviço, mas pode receber um valor menor porque parte dos tributos é retida pelo cliente.
Entre as retenções mais comuns estão IRRF, PIS, Cofins, CSLL, INSS e ISS.
Porém, nem toda prestação de serviços possui retenção. As regras dependem do tipo de serviço, regime tributário do prestador, natureza da operação, município envolvido e características do contrato.
Para entender melhor a tributação da sua empresa, veja também nossos conteúdos sobre Regime Tributário, Abertura de Empresa e Guia da Contabilidade.
Neste artigo você verá:
- O que significa destacar retenções na nota fiscal;
- Quando destacar IRRF;
- Quando destacar PIS, Cofins e CSLL;
- Quando há retenção de INSS;
- Como funcionam as retenções para empresas do Simples Nacional;
- Quando o ISS pode ser retido;
- Quem é responsável pelo recolhimento;
- Qual é o momento do fato gerador de cada retenção.
O que significa destacar retenções na nota fiscal?
Destacar uma retenção significa informar no documento fiscal que uma parte do valor do serviço está sujeita a determinado tributo que será recolhido pelo tomador.
O objetivo é permitir que o cliente identifique corretamente:
- o valor bruto do serviço;
- os tributos sujeitos à retenção;
- o valor de cada retenção;
- o valor líquido a ser pago ao prestador.
É importante observar que o destaque na nota fiscal não cria a obrigação tributária. A obrigação de reter decorre da legislação.
Mesmo que determinada informação não esteja preenchida corretamente no documento fiscal, isso não elimina automaticamente uma obrigação legal de retenção existente.
Quando empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real devem ter retenções?
Empresas enquadradas no Lucro Presumido ou Lucro Real podem sofrer diferentes retenções quando prestam determinados serviços para outras pessoas jurídicas.
As mais comuns são:
- IRRF;
- PIS/Pasep;
- Cofins;
- CSLL;
- INSS;
- ISS.
Cada tributo possui regras próprias. Por isso, não é correto aplicar automaticamente todas as retenções apenas porque o prestador está no Lucro Presumido ou Lucro Real.
Quando destacar IRRF na nota fiscal?
O IRRF — Imposto de Renda Retido na Fonte pode incidir sobre pagamentos ou créditos realizados por uma pessoa jurídica a outra pela prestação de determinados serviços.
Entre as alíquotas mais comuns estão 1,5% e 1%.
IRRF de 1,5%
A alíquota de 1,5% aparece em diversos serviços profissionais previstos na legislação, como:
- administração;
- advocacia;
- arquitetura;
- auditoria;
- contabilidade;
- consultoria;
- engenharia;
- medicina;
- odontologia;
- programação;
- análise de sistemas;
- outras atividades profissionais abrangidas pelas regras do IRRF.
É mais seguro falar em serviços profissionais previstos na legislação do que limitar a regra somente às chamadas “profissões regulamentadas”.
IRRF de 1%
Algumas prestações de serviços estão sujeitas à retenção de 1%, como determinados serviços de:
- limpeza;
- conservação;
- segurança;
- vigilância;
- locação de mão de obra.
Existe valor mínimo para retenção de IRRF?
Existe hipótese de dispensa quando o valor do IRRF for igual ou inferior a R$ 10,00.
Esse limite considera cada pagamento ou crédito realizado, levando em conta o total pago ou creditado naquela ocasião, ainda que haja mais de um documento fiscal.
Em uma retenção de 1,5%, por exemplo:
R$ 10,00 ÷ 1,5% = aproximadamente R$ 666,67.
Mas isso não significa que toda nota inferior a R$ 666,67 esteja automaticamente dispensada. É necessário verificar o serviço, a base de cálculo e a ocorrência do pagamento ou crédito.
Quando destacar PIS, Cofins e CSLL?
As retenções de PIS/Pasep, Cofins e CSLL, também conhecidas no mercado como PCC ou CSRF, podem ocorrer em pagamentos realizados por uma pessoa jurídica a outra pela prestação de determinados serviços.
A alíquota conjunta normalmente é de 4,65%, composta por:
| Tributo | Alíquota |
|---|---|
| PIS/Pasep | 0,65% |
| Cofins | 3,00% |
| CSLL | 1,00% |
| Total | 4,65% |
A legislação alcança, entre outros, determinados serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, locação de mão de obra, assessoria e serviços profissionais.
A retenção é dispensada quando o valor total a ser retido for igual ou inferior a R$ 10,00.
Quando a alíquota integral é de 4,65%, esse limite corresponde matematicamente a aproximadamente R$ 215,05.
Porém, esse valor não deve ser utilizado como uma regra automática para qualquer nota fiscal. Primeiro é necessário verificar se o serviço está sujeito à retenção.
Veja também nosso conteúdo sobre PCC: PIS, Cofins e CSLL retidos na fonte.
Quando há retenção de INSS na nota fiscal?
A retenção previdenciária pode ocorrer na prestação de determinados serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada.
Entre as atividades que podem estar sujeitas às regras previdenciárias estão determinados serviços de:
- construção civil;
- limpeza e conservação;
- vigilância;
- manutenção;
- outras atividades expressamente previstas na legislação previdenciária.
A regra não deve ser resumida simplesmente a “qualquer serviço operacional”. É necessário verificar se a atividade está entre aquelas previstas na legislação e se a forma de execução caracteriza cessão de mão de obra ou empreitada.
Nos casos sujeitos à regra geral, a retenção previdenciária tradicional corresponde a 11% sobre a base de cálculo definida pela legislação, podendo existir tratamentos específicos conforme a operação.
Empresa do Simples Nacional sofre retenções?
O Simples Nacional possui regras específicas e, em muitas situações, reduz significativamente as retenções federais aplicáveis ao prestador.
IRRF e PCC no Simples Nacional
Em regra, pagamentos realizados a pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional não estão sujeitos às retenções de PIS, Cofins e CSLL previstas para pessoas jurídicas de direito privado.
Da mesma forma, as retenções usuais de IRRF sobre determinados serviços prestados por empresas privadas possuem hipóteses de dispensa para optantes pelo Simples Nacional, observadas as regras específicas.
Por isso, antes de efetuar qualquer retenção federal, o tomador deve confirmar se o prestador é optante pelo Simples Nacional.
INSS no Simples Nacional
No caso do INSS, a regra é diferente.
As empresas optantes pelo Simples Nacional tributadas pelo Anexo IV podem estar sujeitas à retenção previdenciária quando prestarem serviços enquadrados nas regras de cessão de mão de obra ou empreitada.
É o caso, por exemplo, de determinados serviços de:
- limpeza e conservação;
- vigilância;
- construção civil.
Por outro lado, empresas tributadas pelos demais anexos do Simples Nacional não devem ser tratadas automaticamente da mesma forma.
Inclusive, determinadas atividades prestadas mediante cessão de mão de obra podem ser incompatíveis com a permanência no Simples Nacional, dependendo do serviço.
Quando destacar ISS na nota fiscal?
O ISS — Imposto Sobre Serviços possui regras diferentes das retenções federais.
Como tributo municipal, sua incidência depende da Lei Complementar nº 116/2003 e da legislação do município competente.
A regra geral é que o ISS seja devido no município do estabelecimento prestador.
Entretanto, a própria LC 116 estabelece diversas exceções em que o imposto é devido em outro local, como no município onde determinado serviço é executado ou onde está localizado o tomador, conforme a atividade.
Além disso, os municípios podem atribuir ao tomador a responsabilidade pelo recolhimento do imposto nas hipóteses permitidas pela legislação.
Por isso, não basta verificar se prestador e tomador estão em cidades diferentes. É necessário analisar:
- qual serviço está sendo prestado;
- onde o ISS é devido segundo a LC 116;
- se existe responsabilidade atribuída ao tomador;
- a legislação municipal aplicável.
Como funciona o ISS retido no Simples Nacional?
As empresas optantes pelo Simples Nacional também podem sofrer retenção de ISS.
Nesses casos, a retenção somente pode ocorrer dentro das hipóteses admitidas pela LC 116 e pelas regras do Simples Nacional.
Quando houver retenção, o prestador deverá informar no documento fiscal a alíquota efetiva de ISS aplicável à empresa no mês anterior à prestação.
Se o serviço sujeito à retenção for prestado no mês de início das atividades da empresa, a legislação prevê aplicação da alíquota de 2%.
Se a empresa deixar de informar a alíquota exigida, poderá ser aplicada a alíquota de 5% para fins de retenção.
Quem é responsável pelo recolhimento das retenções?
Quando a legislação determina retenção na fonte, normalmente o tomador do serviço é responsável por:
- identificar a obrigação de retenção;
- descontar o tributo do valor pago ao prestador;
- informar a retenção nas obrigações acessórias;
- recolher o imposto ou contribuição ao órgão competente.
O prestador recebe o valor líquido e, quando permitido pela legislação, utiliza o valor retido como antecipação ou crédito do respectivo tributo.
O fato gerador das retenções ocorre quando a nota é emitida?
Não existe uma única regra para todos os tributos.
A Receita Federal esclarece que os momentos podem ser diferentes:
| Tributo | Momento do fato gerador |
|---|---|
| IRRF | Pagamento ou crédito, o que ocorrer primeiro |
| PIS, Cofins e CSLL | Pagamento |
| Contribuição previdenciária | Competência de emissão da nota fiscal |
Por isso, uma mesma nota fiscal pode gerar retenções informadas em competências diferentes na EFD-Reinf.
O destaque das retenções no documento fiscal ajuda o tomador a identificar previamente os valores envolvidos, mas não altera o momento em que o fato gerador ocorre segundo a legislação.
Retenções só existem em operações PJ para PJ?
Não é adequado generalizar dessa forma.
As retenções de IRRF e PCC abordadas neste artigo estão principalmente relacionadas a determinados pagamentos realizados por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas.
Entretanto, existem outras hipóteses tributárias envolvendo pagamentos a pessoas físicas, órgãos públicos e outras situações específicas.
O ISS também possui regras próprias de responsabilidade tributária que não devem ser resumidas apenas à classificação “PJ para PJ”.
Resumo: quando destacar retenções na nota fiscal?
| Tributo | Quando pode ocorrer | Observação |
|---|---|---|
| IRRF | Determinados serviços profissionais, limpeza, segurança, vigilância e outros | Alíquotas comuns de 1% ou 1,5% |
| PIS/Cofins/CSLL | Serviços previstos na legislação de CSRF | Alíquota conjunta normalmente de 4,65% |
| INSS | Determinados serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada | É necessário analisar o enquadramento previdenciário |
| ISS | Conforme a LC 116 e a legislação municipal | Pode ser responsabilidade do tomador em hipóteses específicas |
FAQ - Perguntas Frequentes sobre retenções na nota fiscal
1) Todo prestador de serviços precisa destacar impostos na nota fiscal?
Não. As retenções dependem do serviço, do regime tributário e das regras aplicáveis a cada tributo.
2) Empresa do Lucro Presumido sempre sofre retenção?
Não. Estar no Lucro Presumido, por si só, não determina a retenção. É necessário verificar a natureza do serviço.
3) Empresa do Simples Nacional sofre retenção de PCC?
Em regra, os pagamentos realizados a optantes pelo Simples Nacional não sofrem a retenção de PIS, Cofins e CSLL prevista para essas operações.
4) Empresa do Simples sofre retenção de INSS?
Pode sofrer quando estiver enquadrada no Anexo IV e prestar serviços sujeitos às regras previdenciárias de cessão de mão de obra ou empreitada.
5) Qual é a retenção do IRRF?
Entre as alíquotas mais comuns estão 1% e 1,5%, dependendo do serviço.
6) Qual é a retenção de PCC?
Quando PIS, Cofins e CSLL são retidos conjuntamente, a alíquota total normalmente é de 4,65%.
7) Uma nota abaixo de R$ 666,67 nunca tem IRRF?
Não. Esse valor é apenas uma referência matemática para uma retenção de 1,5% considerando o limite de R$ 10. A obrigação deve ser analisada conforme cada pagamento ou crédito.
8) O ISS é sempre retido quando o cliente está em outra cidade?
Não. A localização do tomador, isoladamente, não determina a retenção. É necessário verificar a LC 116 e a legislação municipal.
9) O IRRF ocorre somente no pagamento?
Não. Para os serviços profissionais sujeitos à regra, o fato gerador ocorre no pagamento ou no crédito, o que acontecer primeiro.
10) É possível ter mais de uma retenção na mesma nota?
Sim. Dependendo do serviço, uma mesma operação pode estar sujeita a IRRF, PIS, Cofins, CSLL, INSS e ISS, desde que cada retenção esteja prevista na legislação.
Conclusão
O destaque de retenções em uma nota fiscal exige uma análise que vai além do valor do serviço.
É necessário verificar quem presta, quem contrata, qual serviço foi realizado, qual é o regime tributário, onde o serviço é prestado e quais regras específicas se aplicam a cada tributo.
Empresas do Lucro Presumido e Lucro Real podem estar sujeitas a IRRF, PCC, INSS e ISS, enquanto empresas do Simples Nacional possuem diversas dispensas e regras próprias.
Também é importante observar que cada retenção possui um momento diferente para ocorrência do fato gerador.
Uma análise correta evita tanto a retenção indevida quanto a falta de recolhimento de um imposto obrigatório, reduzindo riscos fiscais para prestadores e tomadores de serviços.
